Communicatie, we denken vaak dat het heel eenvoudig is, toch kan er gemakkelijk iets mis gaan. In de praktijk blijkt het lastig om precies dat over te brengen wat je wilt. Onbewust en onbedoeld, kan de ander heel gemakkelijk iets anders opvatten. Daar kom je meestal alleen achter als het fout gaat. Door miscommunicatie worden er vaak fouten gemaakt op het werk. En kan er stress ontstaan. Er kan een vervelende sfeer ontstaan of ruzie met een collega of leidinggevende.
Heb je vroeger wel een het doorfluisterspel gedaan? Dan weet je misschien nog wel dat als iemand iets in je oor fluisterde en die persoon het weer verder door fluisterde aan andere, de laatste persoon uiteindelijk iets heel raars te horen kreeg. Toen was dat grappig. Als spel is dat leuk, maar in het echte leven kan het een drama zijn. Als blijkt dat jouw boodschap totaal verkeerd is overgekomen. Want in zekere zin zijn we allemaal dagelijks nog met dit communicatiespel bezig.
Miscommunicatie op het werk kan voor spanningen en een slechte werksfeer zorgen. Er ontstaat gedoe met collega’s of jouw leidinggevende. Door miscommunicatie kan er onduidelijkheid ontstaan over opdrachten of de taakverdeling, waardoor er onnodig fouten worden gemaakt. Je kunt je hierdoor onbegrepen voelen en ondergewaardeerd. De werkrelatie verslechterd en de sfeer wordt er niet beter op.
Bij communicatie kan eenvoudig ruis optreden. Door ruis kan jouw boodschap, dat wat jij wilt vertellen, anders overkomen dan dat jij het bedoelde. Er kunnen verschillende vormen van ruis zijn. Bijvoorbeeld als jij iets zegt en de ander hoort je niet. Of als de ander je wel hoort, maar niet begrijpt. Soms heb je zelf niet duidelijk gezegd wat je bedoelde. Soms heeft de ander jouw boodschap anders geïnterpreteerd. Al deze vormen van ruis zorgen ervoor dat de ander jouw boodschap niet goed ontvangt. En als je er van uit gaat dat de ander het wél goed heeft ontvangen kan dit voor problemen zorgen.
Bij een goede communicatie is er continu uitwisseling. Dit doe je door elkaar aan te kijken, door te knikken als de ander iets zegt. Onbewust passen twee mensen die met elkaar praten hun toon en volume aan elkaar aan en spiegelen ze elkaars gedrag. Tijdens een telefoongesprek gebeurd dat via het geluid. Je zegt dan vaak “ja” of humt om te laten merken dat je het hebt. Doe je dat niet dan zal de ander op een gegeven moment vragen: “Ben je daar nog?”.
De meeste mensen onderschatten hoe lastig communicatie kan zijn. Je denkt dat je duidelijk bent geweest, en toch kan het dan nog mis gaan. Als één van beide afgeleid is en in gedachte met andere dingen bezig is, kan dit ook voor verstoring zorgen. Je dankt dat dat de ander het heeft gehoord, maar dat hoeft dus niet zo te zijn.
Denk vooral niet dat dit jou niet kan gebeuren. Je hebt namelijk niet alleen met jezelf te maken maar ook met anderen. Het is echt niet overdreven om je hier bewust van te worden. Als je meer gaat opletten op wat er bij communicatie gebeurt, zal je gaan merken dat waar je voorheen dingen aannam dat je dat nu wilt controleren. Je kon denken dat jouw leidinggevende of collega begreep waar jij het over had omdat je dacht: “Ik heb het duidelijk uitgelegd”. Door na te vragen kun je er achter komen of jouw boodschap goed is overgekomen. Zo kun je ontdekken dat zaken toch soms anders overgekomen dan jij bedoelde.
7 tips voor betere communicatie:
- Bedenk zelf goed welke boodschap je wilt overbrengen;
- Bedenk een goede manier om die boodschap zo kernachtig over te brengen;
- Neem verantwoordelijkheid voor jouw eigen communicatie. Hiermee bedoel ik dat het jouw taak is om jouw boodschap zo over te brengen dat deze ook goed overkomt bij de ander;
- Als iemand je iets vertelt, luister dan voor 100%. Als je half met iets anders bezig bent, is het erg lastig om de boodschap van de ander goed te ontvangen;
- Kijk naar degene met wie je praat. Zo kun je vaak al aan de gezichtsuitdrukking zien of iemand iets wel of niet begrijpt;
- Vraag de ander om kort samen te vatten wat je hebt gezegd. Zo krijg je helder of jouw boodschap goed is overgekomen;
- Vat zelf ook de boodschap van de ander samen. Je kunt dit doen door te zeggen: “Als ik het goed begrepen heb bedoel je …….. Klopt dat?”.
Dus als je minder miscommunicatie zowel op het werk als privé wilt, zorg dan voor het volgende: Zorg voor een duidelijke boodschap. Neem verantwoordelijkheid voor jouw communicatie. Breng jouw boodschap kernachtig over. Kijk de ander aan. Luister met jouw volledige aandacht. Vat het verhaal van de ander kort samen. Vraag de ander jouw verhaal kort samen te vatten. Je zult merken dat er minder snel miscommunicatie plaatsvindt, er minder spanningen, stress en ruzie ontstaat. En dat komt de werkrelatie ten goede. De sfeer op het werk wordt beter. Jij voelt je meer begrepen en gewaardeerd. En is minder stress en er worden minder fouten gemaakt.
