Stel je het volgende eens voor. Je zit op je werkplek en telkens komt er iemand langs die jouw portemonnee uit je tas pakt en hier geld uit haalt. Of misschien nog erger: diegene neemt jouw creditcard mee en gaat daar iets mee bestellen. Dat zou mij nooit gebeuren denk je wellicht. Nou… Ik durf te beweren dat dit je zelfs dagelijks overkomt.
Jouw tijdportemonnee
Natuurlijk gebeurd dit niet met jouw echte portemonnee of creditcard, gelukkig niet. Maar het gebeurd dagelijks met onze tijd. En het vervelende is dat tijd (anders dan geld) eenmaal uitgeleend of weggeven, niet meer terugkomt. We hebben dagelijks een beperkt aantal (of overvloed, het is maar hoe je het bekijkt) aan minuten tot onze beschikking. Dit kun je zien als je tijdportemonnee. Elke dag weer wordt deze portemonnee gevuld. Is er tijd uit gehaald, dan is het weg. We hebben alleen vaak niet altijd controle over de uitgaven. Te vaak wordt de inhoud (vaak ongevraagd) door anderen gespendeerd
Tijdsnoepers
Let maar eens op hoe vaak mensen je storen. Even bellen om iets te vragen. ‘Heb je even??”. Hoe vaak zeg je ‘ja, hoor kan wel even’ en zit je vervolgens een half uur aan de telefoon. Hoeveel minuten per dag zit jij mails te beantwoorden van mensen die iets van je willen. Hoe vaak lopen mensen ‘even’ langs bij je en blijven plakken. Hoe vaak lopen vergaderingen uit of gesprekken? Je zult verrast zijn wanneer je bij gaat houden hoeveel tijd er ongemerkt van je af gesnoept wordt op een dag.
Wil je effectiever worden tijdens je werkdag, minder stress ervaren, meer rust? Dat is het nodig om de tijdsnoepers aan te pakken. Want niet alleen kost het je tijd maar het geeft frustratie en het maakt dat je de tijd die over blijft, minder goed kunt besteden. Elke keer dat jij gestoord wordt, kost het je onnodig tijd en inspanning om weer terug in je concentratie te komen.
Daarom hier enkele tips om tijdsnoepers aan te pakken
- Houdt gedurende een aantal dagen bij waar jouw tijd aan opgaat. Doe dit per 10 minuten en vergeet niet alle onderbrekingen te noteren. Alle ‘eventjes’ zijn samen veel tijd waard.
- Bekijk deze lijst en analyseer wat écht effectieve tijd was, wat tijdsnoepers waren en wat tijdverspillers. Deze laatste categorie zijn activiteiten of taken die te maken hebben met jouw eigen manier van werken die efficiënter kan.
- Neem de controle over je tijdportemonnee terug in de hand. Met andere woorden: kies bewust of je tijd aan iets of iemand geeft en spreek dit uit. Je kunt bijvoorbeeld ‘niet storen’ tijdblokken inplannen en alle communicatiemiddelen uit (of stil) te zetten. Wil iemand je toch storen, verwijs dan naar een tijdstip waarop het jou uitkomt.
- Veel vragen of onderbrekingen lijken dringend maar zijn het niet. Leer jezelf aan om deze vraag te stellen: ‘Wanneer wil je het weten/hebben/klaar hebben?’. Je zult zien dat de soep vaak niet zo heet gegeten wordt waardoor je niet alles uit je handen hoeft te laten vallen maar zelf meer controle hebt over het tijdstip waarop je iets doet.
- Tot slot is het vaak een kwestie van gewenning en ‘opvoeden’. Mensen wennen eraan dat je gelijk de telefoon of de mail beantwoord of dat je altijd een luisterend oor hebt. Niets mis mee uiteraard want aandacht voor anderen is ook belangrijk. Alleen niet als het jou stress bezorgd. Wees je daarom bewust welke verwachtingen jij zelf creëert en geef duidelijker aan wanneer iets wel of niet uitkomt. Zo krijg je steeds meer regie over jouw tijd en kun je jouw goedgevulde portemonnee verstandig besteden.
