Van reactief naar pro-actief
Ondanks dat de organisatie maatregelen zal moeten treffen om de werklast voor medewerkers te verminderen, blijft het ook een eigen verantwoordelijkheid om plezier in je werk te houden en om de werklast om te buigen.
Dit artikel gaat over werkdruk die als last ervaren wordt. Een beetje werkdruk kan juist heel lekker zijn en een gevoel van flow en trots geven dat je door die druk dingen bereikt.
Wanneer wordt werkdruk echt een last? Dat is te merken aan signalen bij jezelf. Een signaal kan zijn dat je haastig door de gangen loopt of veel gesprekken wat gejaagd ingaat of dat je snel antwoord wilt.
Een ander signaal kan zijn dat je moedeloos wordt zodra je je die lange lijst emails bekijkt. Een derde signaal is dat je elke dag met een ontevreden gevoel afsluit en denkt “wat heb ik vandaag eigenlijk allemaal gedaan?”. Je hebt geen echte regie op je werk, het werk overspoelt je.
Hieronder 6 tips hoe je werkdruk in toom kunt houden en weer met focus en plezier kunt werken.
6 tips
1. De belangrijkste tip is om jezelf af te remmen, zodat je keuzes kunt gaan maken. Bij hoge werkdruk is de neiging om juist te versnellen en ALLES af te willen krijgen. Maar door die versnelling vindt er ook fysiek een verandering plaats. Hierdoor kun je minder scherp het overzicht houden, iets wat je juist nodig hebt om goed keuzes te maken. Dus rem af zodat je je taken kunt overzien.
2. Bij alle emails, opdrachten, vragen tussendoor kun je je – in plaats van meteen in een DOE-reflex te schieten – twee dingen afvragen:
a. Moet het NU?
b. Moet IK het doen?
Bij a. is vaak het antwoord “nee, het hoeft niet NU”; veelal is het geen echte crisis of ‘brand’.
Als bij b. het antwoord “ja” is, IK moet het doen, dan kun je je afvragen of je hulp kunt gebruiken en wanneer de deadline is.
Maar heel veel van emails of vragen tussendoor zijn vaak niet jouw prioriteit, maar die van de ander. Het scheelt een hoop tijd als je uitsplitst of het jouw prioriteit is of die van de ander.
3. Als je niet weet welke opdracht het belangrijkst is en ze je allemaal even belangrijk lijken, vraag dan je leidinggevende de prioriteit aan te geven. Dit ‘opschalen naar boven’ wordt vaak vergeten.
Ook kun je aangeven aan je leidinggevende welke deadlines je wel en niet gaat halen. Het voordeel is dat de leidinggevende dan pas weet dát de werkdruk hoog is bij jou. Hij of zij zal eerder geneigd zijn je te ontzien.
4. Een vierde tip is werken vanuit overzicht: neem jij bij de start van je werk 5 minuten de tijd om jouw dag te overzien? En bepaal je voor jezelf welke taken of opdrachten je in ieder geval gedaan wilt hebben? En doe je dat ook aan het begin van de week?
Als je dat niet doet, word je voor je het weet van het ene incident naar het andere gesleept en kom je in een reactieve modus terecht. Dit geeft aan het einde van de dag heel veel ontevredenheid; “wat heb ik nou eigenlijk bereikt”?
De kunst is om deze modus om te keren naar een regiemodus. Dit kun je doen door eerst je dag te overzien, je doelen te bepalen en dan te starten met de dingen die je echt af wilt hebben. Wat is het belangrijkste dat je wilt bereiken die dag? Dit doe je ook voor de hele week. Welke activiteiten wil je in ieder geval deze week bereikt hebben? Hiermee krijg je weer grip. Het maakt tevreden.
5. Hoe vaak denk je niet “dit moet nog, dat moet nog”? Maak van dat “moeten” eens “willen”. Dit wil ik nog, dat wil ik nog. Merk je verschil? Dit veranderen van “moeten” in “willen”, geeft enorm goed aan of je het echt zelf wil, of je er voor gemotiveerd bent of niet. Als je er niet voor gemotiveerd bent, houd dan de tijd die je er aan besteedt zo kort mogelijk. Spreek voordat je aan die taak begint met jezelf een maximum tijd af. Het maakt dat je tijd over houdt voor leuke en belangrijke dingen.
6. Denk ook eens (thuis) na over wat je belangrijk vindt om te bereiken in jouw werk. Waar doe je het allemaal voor? Is dat antwoord: leren? Is dat hogerop komen? Is het bepaalde vaardigheden ontwikkelen? Welke taken gaan het grootste effect hiertoe bereiken deze dag (of week)? Op basis daarvan bepaal jij je prioriteiten.
Als je blijft werken vanuit wat voor jou belangrijk is en je richt je tijd en energie daarop en je reduceert je tijd die je aan minder belangrijke zaken besteedt, dan krijg je regie op de grote hoeveelheden werk die op je afkomen en blijf je jouw groeirichting, geluk en werkplezier bepalen.
