Het is tegenwoordig niet ondenkbaar dat je wordt overspoeld met dingen die je wil of moet doen. Zowel op het werk als prive lijkt het wel of je staat te drinken uit een brandkraan. Zoveel te doen, zo weinig tijd en dan moet je nog relaxen ook. Er is meer te doen dan een dag duurt, dus vroeger of later sta je voor een keuze wat je doet en wanneer. Automatisch kies je dan ook wat je niet doet. Het stellen van prioriteiten klinkt eenvoudig en de theorie die er over dit onderwerp te vinden valt leest redelijk makkelijk weg. Het toepassen in de praktijk kan uitlopen op een ander verhaal. Het weloverwogen nadenken over wat je gaat doen en wanneer kan later je beste vriend zijn om het aantal stressoren te verminderen. Daarentegen, als je op de automatische piloot achter iets aangaat dat het meest dringend lijkt dan kan dit gedrag je grootste vijand worden.
Inhoudsopgave
Urgent versus Belangrijk
Allereerst bespreek ik twee woorden die in de praktijk door elkaar worden gehaald, zeker als je onder druk staat en al rennend je prioriteiten stelt. Urgent is alles dat snel moet gebeuren en waarvoor er vaak een deadline staat. Urgentie wordt vaak verwisseld voor belangrijkheid. Iedereen kent de e-mailtjes met het rode uitroepteken. De afzender wil hiermee voordringen op andere berichten, omdat het voor de afzender haast heeft. Alleen kom je er vaak achter dat het wel urgent voor die persoon is, misschien zelfs belangrijk, maar voor jou niet. De misvatting rond urgentie is: Het moet meteen, dus het zal wel belangrijk zijn.
Belangrijk zijn zaken waaraan je waarde hecht dat ze een goed resultaat opleveren. Iets wat belangrijk is, hoeft niet altijd urgent te zijn. Om hulp te bieden met het jongleren met deze twee woorden in het beslissen wat je wil gaan doen en wanneer, heeft management guru Stephen Covey een systeem ontwikkeld waarmee je de rangorde van de dingen die je wil doen kan vaststellen. Dit systeem helpt je ook het “waarom” achter die volgorde te beredeneren. Dat laatste is heel handig als je later aan iemand moet verantwoorden wat je wel en wat je niet gedaan hebt. Hieronder vind je in volgorde waarin je de wereld te lijf gaat de categorieen waarin je de bezigheden prioritiseert.
1. Urgent en belangrijk
Kernwoord: “nu”
Alles wat je hierin stopt, hecht je direct (prive leven) of indirect (baan, zekerheid) persoonlijk grote waarde aan en het moet nog binnen een tijdsdruk ook. Van alles wat er op je af komt begin je met wat er voor jou het meest belangrijk is en waarvoor de rest even aan de kant gaat. Als je voor iets kiest, sta ook even stil waarom je besloten hebt dat je juist dit nu gaat doen. Dat bespaart een hoop gepieker (=afleiding) of je wel de juiste keuze hebt gemaakt en aan anderen kun je uitleggen waarom je nog niet aan hun vraag bent toegekomen.
Deze categorie kan mijns inziens maar uit een taak tegelijk bestaan, toch valt op dat juist deze categorie dreigt over te lopen met afleiding uit categorie 3 (urgent, niet belangrijk). Alles wat urgent en belangrijk is vreet energie en concentratie. Als je voluit zit te gaan om goed werk af te leveren kun je bijzonder prikkelbaar worden van stoorzenders als telefoon, mensen die je aandacht opeisen, mails met uitroeptekens en zo voort. Toegeven aan deze stoorzenders geeft misschien tijdelijk rust, maar heeft ondertussen wel tijd weggegeten van iets dat belangrijker voor je is.
De moeilijkheidsgraad in deze categorie zit in het grenzen stellen naar anderen en jezelf concentreren op het goed doen van wat je gekozen hebt om mee te beginnen. Wees alert op zinnen als: “het kost je maar 5 minuten” of “ik heb maar een korte vraag”.
2. Belangrijk, niet urgent
Kernwoord: “voorbereiding”
Zat de moeilijkheidsgraad in de vorige categorie in grenzen stellen en concentreren, in deze is jezelf de tijd gunnen om belangrijke dingen voor te bereiden de scherprechter. Niet alles wat belangrijk is, komt namelijk plotseling opzetten en weet je ruime tijd van te voren. Ideaal om het werk uit te smeren en daarvoor ruimte vrij te maken in de agenda. Theorethisch en praktisch klinkt dit niet als een uitdaging, maar juist in deze categorie wordt de strijd om jouw aandacht het meest venijnig gestreden. Wederom kan je ervanuitgaan dat categorie 3 (urgent, niet belangrijk) gaat proberen die ruimte in je agenda op te eisen voor meer dringende zaken.
Het venijn zit in de argumenten die vaak worden gebruikt om jou van gedachten te veranderen. Het komt er dan vaak op neer dat belangrijke, niet urgente bezigheden altijd later gedaan kunnen worden. Het tegenargument is dat als de voorbereiding niet wordt gedaan, de bezigheid al snel belangrijk en urgent wordt. Als je teveel afleiding in deze categorie toestaat vanuit categorie 3, dan loopt je categorie 1 al snel onaangenaam vol. Het teveel toegeven aan urgente, maar niet belangrijke zaken is de voedingsbodem voor stress omdat je moet haasten om de belangrijke nu wel urgente zaken af te werken.
In deze categorie versterk je verder het stellen van grenzen naar “stoorzenders” door tijd op te eisen voor belangrijke dingen die je wil doen en het kunnen beargumenteren van je verweer naar mensen die je die voorbereidingstijd liever zien uitstellen. Een typische activiteit die in deze categorie thuishoort is: Tijd voor jezelf. Nee, het hoeft niet meteen, maar het is zo ontzettend belangrijk.
3. Urgent, niet belangrijk
Kernwoord: “delegeren”
Kernvraag: “Is het eigenlijk toch ook belangrijk?”
Trucje voor de kernvraag: “Wat gebeurt er als ik het niet doe?”
De vlieger van dit kernwoord gaat natuurlijk alleen maar op als je het kan delegeren. En dan nog is het een vakkundigheid op zich om dit op een manier te doen die een goed resultaat oplevert en je relatie niet verzuurd met de persoon aan wie je het klusje overdraagt. Als je je werk kan verdelen dan doe je dat met dingen die je in deze categorie hebt geplaatst. Het argument waarom je dit overdraagt is omdat jij ondertussen iets belangrijkers kan doen. Het helpt dan wel als het ook belangrijk is voor de ander.
Zelfs al kan je bepaalde zaken overdragen, soms lukt dat niet en dan sta je voor de keus om waarmee je bezig was uit te stellen of nee te verkopen. Deze categorie kan een bron van stress zijn door de tijdsdruk en het moeten kiezen tussen twee kwaden. Stel je bijvoorbeeld iets uit, dan heb je nu wel even rust maar later pak je de rekening door iets wat belangrijker is onder druk te moeten doen. Nog meer stress komt van iets dat eigenlijk in categorie 1 thuishoort in deze categorie te plaatsen. Het verkeerd inschatten van belangrijkheid is vele malen schadelijker dan het verkeerd delegeren of niet doen van een urgente (maar niet belangrijke) taak.
Het loslaten van de kernvraag op alles wat je in deze categorie plaatst geeft rust door een flinke vermindering van de kans op een duveltje uit een doosje. Soms is het moeilijk in te schatten en kun je de neiging krijgen teveel voor de zekerheid naar categorie 1 te verhuizen. Een handige hulpvraag die ik regelmatig stel om mijn kernvraag te begeleiden is wat er kan gebeuren als ik er voor kies om het gewoon niet te doen. Door er zo over na te denken kom je er achter of je keuze om het niet te doen een verstandige is, of dat je beter de taak naar categorie 1 kan verplaatsen.
4. Niet urgent, niet belangrijk
Kernwoord: “wieberen”
Hierin komt al het andere. Verveling is onderdeel van het leven en op dat moment kan je beslissen om alles wat niet dringend of belangrijk is te gaan doen. Natuurlijk alleen de dingen die je leuk vindt, de vervelende dingen verdwijnen in de grijze ideeenbus buiten de deur.
Geen remedie maar een middel
Wat hierboven staat is zal niet je omgeving veranderen en stress laten verdwijnen. Maar, hopelijk krijg je meer grip op alle dingen die op je afkomen. De wetenschap dat je niet alles dat uit de brandkraan komt ook op hetzelfde moment hoeft te drinken is geruststellend. En als je het prioritiseren blijft oefenen zul je merken dat het grenzen stellen naar anderen (en jezelf) gemakkelijker en natuurlijker gaat. Durf ook aan mensen te vragen die hier goed in zijn hoe zij bepaalde situaties benaderen. Dit helpt je een andere kijk op dingen te geven en onnodige stress beter te relativeren.
De methode van je werk indelen naar urgentie en belang zal in het begin wat dwangmatig en mechanisch aanvoelen. Soms zal je ook in penibele situaties terugvallen op de automatische piloot, maar prioriteiten stellen is zowel een vaardigheid als een creatief proces. Het is een kwestie van wennen en later kun je je eigen stijl gaan toevoegen. Als je deze prioritiseringstechniek ziet als een handig trucje dat je voordeel brengt dan neem je dat wennen voor lief.
